Kako učinkovito upravljati vremenom

23. svibnja 2021.

Foto: Shutterstock
Dario Zorić, direktor Riječke razvojne agencije Porin

Ponajprije je vrlo važno ustanoviti na što nam odlazi vrijeme, identificirati koliko nam sati odlazi na posao, prehranu, spavanje, učenje, druženje, hobije te dobro nam znane "kradljivce vremena" - TV, računalo i mobitel.  Bitno je kvalitetno i kvantitativno postavljati ciljeve kako bismo znali kamo idemo, bili motivirani i imali sve više samopouzdanja tijekom procesa postizanja zadanoga cilja.

Poduzetnici trebaju razmišljati o četirima elementima: o kontekstu zadataka (Što mogu napraviti na mjestu na kojem se nalazim?), vremenu (Koliko vremena imam na raspolaganju?), resursima (Koliko energije imam?) i prioritetima (Koja je vrijednost za mene ako obavim ovo umjesto nečeg drugog?).

Poduzetnicima početnicima katkad je teško reći "ne" klijentu kad je u pitanju novi posao, iako unaprijed znaju da nemaju dovoljno vremena. To je stoga što imaju imaju osjećaj da gube novac, no možda je vrijeme da povećaju naknade i smanje broj klijenata.

Postoje li trikovi za bolje upravljanje vremenom?

Jako je mnogo trikova za bolje upravljanje vremenom. Jednostavno pravilo "Dvije minute" savjetuje da zadatak koji traje samo dvije minute obavimo odmah i time spriječimo dodatnu potrošnju vremena na planiranje tog zadatka što može potrošiti više vremena od samog izvršenja zadatka. Naravno, bitno je odrediti razdoblje u danu kada ćete se baviti tim sitnim zadacima, kako ne biste prekidali zahtjevnije zadatke, pa ih je, ako su povezani, najbolje grupirati.

Što su kradljivci vremena i kako ih izbjeći?

Kradljivci vremena u poslovnom svijetu najčešće su slabo planiranje, odgađanje, razna prekidanja, izostanak delegiranja i nestrukturirani sastanci. Najprije je potrebno identificirati kradljivce vremena u tvrtki i među pojedincima u njoj, kako bi se na njima počelo raditi te tako smanjilo njihov utjecaj.

Kako razlikovati bitno od hitnoga?

Prvo je važno znati procedure i hijerarhiju unutar poduzeća kako biste lakše odlučili što je bitno, a što hitno, a katkad nam je rješavanje nekog zadatka i bitno i hitno - što bi značilo da nam "gori pod petama" i da što prije moramo izvršiti zadatak.

Kako prenijeti svoje zadatke i aktivnosti na druge?

Definitivno to trebamo raditi kada imamo dovoljno vremena za upute i praćenje napredovanja zadatka jer trebamo dati jasne upute drugima o tome što točno želimo da obave umjesto nas te im, ako za to bude potrebe, pomoći tijekom procesa. Ako to rade prvi put, bilo bi poželjno da ih pratimo savjetima tijekom cijelog procesa. Najčešća je greška da ljudi delegiraju zadatke kad im jako "gori pod petama" i nemaju vremena kontinuirano pratiti niti sudjelovati u procesu izvršenja zadatka, nego samo čekaju finalni rezultat koji često nije onaj koji su očekivali.

Kako učinkovito upravljati vremenom ako radimo od kuće?

Prednosti su rada od kuće da nema putovanja na posao, veća je fleksibilnost, možete bolje upravljati ometanjima, smanjiti troškove te poboljšati ravnotežu posao/obitelj, dok su glavni nedostaci da je potrebna velika samodisciplina, možete biti usamljeni, teško je prekinuti posao, gubite kućni prostor te slabiji networking.

Uzimajući sve navedeno u obzir, da biste bolje upravljali vremenom ako radite od kuće, potrebno je mjeriti vrijeme za pojedine radne zadatke, "razbiti" veće zadatke na manje dijelove, prilagoditi se svome načinu rada (ustanoviti kada imamo najviše energije, jesmo li jutarnji, dnevni ili noćni tip osobe) te minimizirati ometanja.

Dario Zorić Dario Zorić / Foto: Privatni album 

Dario Zorić direktor je Riječke razvojne agencije Porin te poslovni savjetnik i poslovni trener iz područja leadershipa, menadžmenta i poslovnog razvoja. Akumulirao je više od 14 godina iskustva u kreiranju i provođenju projekata, edukacija i konferencija na trima kontinentima te rada na rukovodećim i savjetničkim funkcijama.