Najveći izazovi upravljanja timom na daljinu

10. kolovoza 2020.

Tihana Cuzek/Foto: Privredni

Nakon pojave pandemije koronavirusa velika većina tvrtki, čiji zaposlenici mogu svoj posao odrađivati na daljinu, radile su od kuće, a neki se, ni kad se epidemiološka situacija smirila, nisu vratili u urede. Rad u novome normalnom od zaposlenika i od upravljačkog kadra traži prilagodbu, tim više što, za razliku od, primjerice, Amerike ili razvijenih zapadnih zemalja, ovakav način rada nije bio uobičajen u Hrvatskoj. Kako nadoknaditi društvenu interakciju, kako ostati motiviran i produktivan te kako učinkovito upravljati pitali smo Tihanu Cuzek, magistru psihologije i konzultanticu u Ramiru.

Pojavom pandemije koronavirusa u Hrvatskoj je značajniji broj zaposlenika bio primoran raditi od kuće. Koji su najveći izazovi upravljanja timom na daljinu?

Rukovođenje je oduvijek bilo i bit će kompleksno, bez obzira na uvjete rada. Pritom upravljanje timom na daljinu ima specifične izazove, a jedan je od najvećih - nedostatak direktne, i formalne i neformalne, komunikacije te nedostatak prilika za neposrednu komunikaciju. Time je tim prisiljen da razmjeni informacija pristupi mnogo strukturiranije, što je često već samo po sebi velik izazov jer svi znamo koliko su sastanci uživo često nestrukturirani. Mnogi ne znaju strukturirano komunicirati, pa tako njihova online komunikacija može biti dodatno nejasna, dok se u komunikaciji uživo te nejasnoće mogu lako i brzo razjasniti, primjerice, postavljanjem potpitanja. Nekima se i ne da komunicirati na strukturirani način, pa se brojne važne informacije jednostavno ni ne razmijene, što može dovesti do problema u kvaliteti i kvantiteti izvršenog posla. Ako se ti izazovi uspješno riješe, unošenje strukture može rezultirati učinkovitijom komunikacijom. Međutim, često gubitak spontanosti može dovesti do smanjenja kreativnosti i inovativnosti.

Još jedan od velikih izazova upravljanja timom na daljinu jest potreba da zaposlenici budu što samostalniji i odgovorniji kako bi nastavili uspješno izvršavati sve svoje zadatke, što nije uvijek slučaj. Naime, fleksibilnija organizacija rada podrazumijeva da zaposlenici znaju kako organizirati svoje zadatke i vrijeme te i u kućnom okruženju zadržati disciplinu, važnu za kvalitetan rad, a istodobno uspostaviti poslovno-privatnu ravnotežu.

Otežano je i uvođenje novih zaposlenika u posao. U radu na daljinu imaju manje prilika za učenje od kolega i neformalnu razmjenu korisnih informacija, kojom se također stvara željena kultura unutar tima.

Je li rukovođenje na taj način postalo još kompleksnije?

Ono što je upravljanje timom na daljinu učinilo dodatno složenim jest širi kontekst u kojem smo se našli. Naime, velik broj rukovoditelja tek se tijekom koronakrize prvi put susreo s upravljanjem timom na daljinu. Od njih se očekivalo da to nauče u vrlo kratkom vremenu, a istodobno su trebali upravljati i svim ostalim izazovima koje nam je koronakriza donijela - trebali su reorganizirati poslovanje te svome timu dati podršku i sigurnost dok su i sami bili suočeni s velikom neizvjesnošću. U takvim objektivno zahtjevnim okolnostima najbolje su se snašli educirani voditelji koji su već bili svjesni važnosti brige o ljudima te su sustavno i aktivno komunicirali sa svojim timom dajući im potrebnu podršku i vodstvo.

Koliko je zbog fizički odvojenog načina rada teže ostvariti zajedničke ciljeve i postići dogovor?

Postizanje dogovora i ostvarenje zajedničkih ciljeva ovisi upravo o kvaliteti i učestalosti komunikacije unutar tima. Ako fizička odvojenost ujedno rezultira smanjenjem formalne i neformalne komunikacije, sigurno će doći do problema i neuspjeha. Ako tim koji je fizički odvojen ostane (psihički) povezan i redovito komunicira, što formalno, što neformalno, i dalje će biti uspješan u ostvarivanju ciljeva.

Tihana Cuzek

Tihana Cuzek / Foto:Privredni

Kako u fleksibilnoj organizaciji rada zadržati timski duh?

Timski duh također ovisi o tome kako i koliko se komunicira, a u situaciji upravljanja timom na daljinu dodatno je važno da rukovoditelj vodi računa o dvije stvari. Prvo, dobro je da potiče i neformalnu komunikaciju unutar tima te planira i organizira vrijeme za nju, čime se timu daje prilika za povezivanje. Drugo, sam rukovoditelj treba biti izvor inspiracije i timskog duha, na način da s timom redovito dijeli svoju vjeru u potencijale svog tima i poduzeća, čime ih dodatno motivira.

Mogu li pojedinci izgubiti motivaciju ako radne zadatke obavljaju iz udobnosti svoga doma?

Motivacija ovisi o brojnim faktorima, pa tako i o radnim uvjetima. Velik dio motivacije zaposlenika ovisi o tome kako je rad na daljinu organiziran. Ako se zaposlenik suočava s brojim tehničkim poteškoćama ili ako komunikacija nije dobro organizirana – pa se, primjerice, informacije prenose putem više kanala komunikacija ili se pak daju nejasne ili nepotpune informacije, zaposlenik će vrlo vjerojatno osjetiti pad motivacije. Također, mnogima je i timski rad i povezanost s kolegama važan izvor motivacije, pa ako se unutar tima ne vodi računa o poticanju neformalnih (virtualnih) druženja, moguće je da će osjećaj otuđenosti rezultirati padom motivacije. Upravo zato je važno da voditelj zna kako upravljati svojim timom i o čemu sve voditi računa, kako bi se izbjegle neželjene posljedice. Jednako tako, važno je nakon krize što prije vratiti ljude u ured jer psihološki najbolje funkcioniramo kad imamo mogućnost neposrednog kontakta – i s kolegama, i s korisnicima, i s voditeljem. Ne kaže se slučajno "daleko od očiju – daleko od srca".

Koliko će fleksibilna organizacija rada u budućnosti "izbrisati" granicu između privatnog i poslovnog aspekta života?

Sigurno je da će fleksibilna organizacija rada izblijediti granice između privatnog i poslovnog, ali to ponajviše ovisi o pojedincu i njegovim preferencijama te vještinama organizacije vlastita vremena. Nekima prelijevanje poslovnog vremena u privatno odgovara, nekima ne, i to je u redu – svatko ima svoju definiciju.

Ivana Barać